Aby w ogóle mówić o samplowaniu pewnych produktów należy w pierwszej kolejności wyjaśnić co to jest „próbka“ w świetle przepisów prawa, stricte (Ustawy z dnia 11.03.2014 r., o podatku od towarów i usług, art. 7 ust. 7)
Przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, która pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie przez podatnika:
a). ma na celu promocję tego towaru
b). nie służy zaspokojeniu potrzeb końcowego odbiorcy w zakresie danego towaru, (chyba że zaspokojenie potrzeby tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłonić w konsekwencji odbiorcę do zakupu promowanego towaru).
Cel promocyjny dopuszcza, aby przekazany towar miał postać odpowiadającą produktowi końcowemu. Nie stanowi to zasady, jednakże jest to akceptowalne o ile jest to niezbędne do zapoznania się i oceny cech produktu (Rozstrzygnięcie Trybunału Sprawiedliwości UE w sprawie C-581/08 EMI Group).
Oznaczenie produktu:
Produkt przeznaczony do testów co do zasady powinien być odpowiednio oznaczony. Podkreślenia wymaga, iż nie jest to przesłanka obligatoryjna. Oznaczenie próbek danego produktu/towaru przeznaczonego do testów ma na celu zmniejszenie ryzyka ich wykorzystania w celach innych aniżeli promocja towaru. Oznaczenie samplowanego produktu może przybrać różną formę np. nalepki czy nadruku na opakowaniu z informacją, iż towar jest próbką i nie jest przeznaczony do sprzedaży. W wypadku, gdy towar jest tak mały i oznaczenie nie jest możliwe do zamieszczenia, załączyć warto Oświadczenie w zakresie celu samplowanego produktu. W praktyce handlowej przedsiębiorcy bardzo często oznakowują towary jako próbki. Warto wspomnieć, że brak takich oznaczeń nie dyskwalifikuje „próbki” – przekazanie nieoznakowanego towaru wciąż może pozostawać poza obowiązkiem odprowadzenia VAT (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 22 maja 2013 r., IPPP1/443-383/13-2/Igo)
Na to czy mamy do czynienia z próbką, czy z gotowym pełnowartościowym produktem przesądzają m. in. cechy towaru, jego właściwości, jego ilość, jak również sposób wydawania i okoliczności temu towarzyszące. (Wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE (TSUE) z 30 września 2010 r. w sprawie C-581/08 EMI Group Ltd.).
Zdaniem organów towary przekazywane w odpowieni sposób, jak i ilości, spełniają definicję próbki niezależnie od tego, czy towary te będą nieodpłatnie przekazywane bezpośrednio na rzecz ostatecznego odbiorcy, czy na rzecz przedsiębiorcy, który z kolei będzie dokonywał oceny we własnym zakresie bądź oferował je ostatecznym konsumentom w swoich punktach sprzedaży
Czy próbki identyczne z pełnowartościowym towarem można uważać za próbki?
W praktyce skarbowej pojawiły się takie wątpliwości czy próbki identyczne z pełnowartościowymi towarami, które są w stanie w całości zaspokoić potrzeby konsumenta związane z danym produktem można uważać za próbkę. Możliwość taka została potwierdzona w sprawie EMI. Jak słusznie zauważył TSUE, niezasadne jest objęcie wyłączeniem z VAT „(…) jedynie takich egzemplarzy okazowych, które są różne od przedstawianego przez nie produktu, zważywszy że w wielu wypadkach udostępnienie egzemplarzy okazowych w postaci odpowiadającej produktowi końcowemu stanowi niezbędny element jego oceny”.
Takie podejście jest jak najbardziej odpowiednie z uwagi na to, iż zdarzają się takie sytuacje, w których jedynie otrzymanie egzemplarza identycznego z produktem końcowym może ukazać potencjalnemu klientowi pełnię walorów produktu (np. książka). W interpretacji Izby skarbowej pojawił się przykład wskazujący na przekazaniu pełnych egzemplarzy książek do testów, które w świetle przepisów i oceny organów spełniły przesłanki „próbki”, gdyż w ocenie organu nauczyciel po zapoznaniu się z pełnowartościowym produktem jest w stanie wydać opinię, czy dany towar spełnia swoje założenia, a jednocześnie czy nauczyciel poleca daną literaturę.
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT próbką może być zarówno egzemplarz towaru, jak i jego niewielka ilość. Ustawa niestety w żaden sposób nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciem niewielkiej ilości. Wydawać się może, iż kwestię tę należy każdorazowo rozstrzygać indywidualnie biorąc pod uwagę rodzaj danego towaru oraz okoliczności przekazania, z uwzględnieniem biznesowych realiów.
Przykład dla oceny odpowiednich organów przekazanie kilkuset kg betonu do przetestowania wiodącemu deweloperowi, z „nadzieją”, iż zakupi on produkt po zakończeniu testów będzie to odpowiadać charakterowi „próbki”, w przeciwieństwie gdyby towar ten zostałby przekazany przeciętnemu Kowalskiemu, co doprowadziłoby go do zaspokojenia potrzeb o których mowa powyżej.
W celu wyeliminowania konieczności opodatkowania VAT, ocenie podlegać będzie przede wszystkim intencja podatnika, ale i odpowiednie oszacowanie potrzeb odbiorcy (tak, aby poprzez przekazanie próbki nie doszło do ich zaspokojenia). Warto podkreślić, że wydanie próbki nie może przybierać działań o charakterze typowo handlowym, pozbawionym elementu promocji (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 29 grudnia 2015 r., IPPP3/4512-893/15-2/JŻ).
Podsumowując
Przedsiębiorca może przekazać produkt gotowy/pełnowartościowy do testów nieodpłatnie, jednakże musi pamiętać o celach jego przekazania, jak i wywarzonych gabarytach, jak i ilości samplowanego produktu mając na uwadze przede wszystkim to aby nie doprowadzić do zaspokojenia potrzeb odbiorcy. Dla zachowania całkowitego bezpieczeństwa warto dodatkowo pomimo braku takiego obowiązku zamieścić na przekazywanym produkcie zwanym dalej „próbką” informacje, iż jest to produkt przeznaczony do testów, a nie służący celom handlowym bądź krótko „produkt testowy”.
W wypadku, gdzie Przedsiębiorca będzie chciał przekazać produkt gotowy jako „próbka” np. GPS osobom uskuteczniającym wspinaczkę górską za darmo musi pamiętać, iż produkt ten doprowadzi do zaspokojenia ich potrzeb. W związku z tym powinien on zastanowić się nad przekazaniem odpłatnym produktu co podlega już pod VAT. Przekazanie odpłatne może zostać ustalone na różną kwotę także tę symboliczną. Produkty przekazywane w dużych ilościach nie wskazujące na cele wyłącznie promocji również warto przekazać za symboliczny „1 grosz” oczywiście zgodnie z realiami biznesu.
Warto na koniec dodać przepis art. 17 a Ustawy z dnia 16.04.1993 r., o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, (szczególnie ust. 1 wspomnianego art.) o treści:
1. Czynem nieuczciwej konkurencji jest sprzedaż konsumentom towarów lub usług połączona z przyznaniem wszystkim albo niektórym nabywcom towarów lub usług nieodpłatnej premii, w postaci towarów lub usług odmiennych od stanowiących przedmiot sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Nie stanowi czynu nieuczciwej konkurencji sprzedaż, o której mowa w ust. 1, jeżeli premie stanowią towary lub usługi:
1) o niewielkiej wartości lub próbki towaru;
2) wygrane w loteriach promocyjnych, organizowanych na podstawie przepisów o grach hazardowych, lub konkursach, których wynik nie zależy od przypadku.